📅 Novo agendamento

Marca o paciente na grade: data e hora, convênio e plano, especialidade, profissional, local, equipamentos e tipo (normal ou encaixe).

Dúvidas comuns desta tela — toque numa pergunta e a Helô responde:

Novo agendamento (passo a passo)

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Para criar um novo agendamento, acesse /portal/agenda/criar ou clique em "Novo Agendamento" na agenda principal.

Passo a passo do agendamento

  1. Acesse o formulário de novo agendamento

    Clique em "Novo Agendamento" na agenda ou acesse /portal/agenda/criar.

  2. Defina a data e horário
    CampoObrigatoriedadeObservação
    Data Obrigatório Data do agendamento no formato DD/MM/AAAA
    Hora início Obrigatório Horário de início da consulta ou procedimento
    Hora fim Obrigatório Horário de término previsto
  3. Selecione o paciente

    No campo Paciente, digite o nome ou CPF para buscar o paciente cadastrado. O sistema exibe sugestões em tempo real. Selecione o paciente correto na lista. Paciente com nome social aparece como "NOME SOCIAL (nome civil)" (desde 05/10/2026 — ver Pacientes › Nome social).

    💡 Paciente não cadastrado

    Caso o paciente ainda não esteja cadastrado, acesse o módulo de Pacientes para realizar o cadastro antes de criar o agendamento.

  4. Informe os dados do atendimento
    CampoObrigatoriedadeObservação
    Convênio Opcional Preenchido automaticamente com o convênio do cadastro do paciente, se houver. Desde 05/10, carteirinha repetida ou com número quase igual gera aviso (não bloqueia); carteira repetida só barra no mesmo convênio
    Plano Opcional Plano do convênio selecionado
    Especialidade Obrigatório Especialidade médica do atendimento (ex: Cardiologia, Fisioterapia)
    Profissional / Colaborador Obrigatório Médico ou profissional de saúde responsável pelo atendimento
    Local do Agendamento Opcional Sala, consultório ou unidade onde o atendimento ocorrerá
    Equipamentos Opcional Equipamentos necessários para o procedimento
    Tipo Obrigatório Normal — consulta no horário regular; Encaixe — consulta fora do horário normal
    Guia Operadora Opcional Número da guia de autorização emitida pela operadora de convênio
    Observação Opcional Informações adicionais sobre o agendamento
    Não encontro o profissional ou o serviço

    Hoje (produção): a trava de especialidade do convênio (#628) está desligada temporariamente no agendamento desde 06/10/2026 — o sistema lista profissionais, especialidades e serviços sem filtrar pelo que o convênio atende (vale também para o orçamento). A consulta de disponibilidade da IA (TalkMe, #633) é a exceção: ela respeita a coluna Atende — por isso a IA pode dizer que não há horário num caso que a recepção consegue agendar. Confira a especialidade/cobertura do convênio ao agendar. Se algo não aparece, confira o cadastro do profissional (especialidade e agenda/grade), a grade (aceita o convênio e tem o serviço), o serviço e o convênio (ativo, Utiliza no serviço).

    No cadastro do convênio a regra vale: serviço de especialidade não atendida aparece com "Não atendida" e não pode ser marcado como Utiliza. Os textos de lá ("não poderão ser agendados") descrevem a trava ligada — hoje o agendamento não barra. Ver Configurações › Convênios › aba Especialidades.

  5. Verifique os contatos do paciente

    O formulário exibe a Lista de Contatos vinculada ao cadastro do paciente, permitindo confirmar se as informações de contato estão atualizadas antes de salvar o agendamento.

  6. Anexe documentos, se necessário

    Na seção Documentos / Anexos, é possível incluir arquivos avulsos relacionados ao agendamento (pedidos médicos, guias, laudos etc.).

  7. Salve o agendamento

    Clique em "Salvar". O agendamento aparecerá na agenda com status Aguardando (ou Pendente / Pendente de Pagamento, conforme as regras). Se aparecer "Este registro foi alterado por outra pessoa. Recarregue a tela antes de alterar.", recarregue e refaça (ver Proteção de versão).

Lição: criar um novo agendamento

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Acesse /portal/agenda/criar ou clique em "Novo Agendamento" na agenda.

4.1. Campos de data e horário

CampoObrigatório?Validação / Observação
DataObrigatórioFormato dd/mm/aaaa
Hora inícioObrigatórioHorário de início da consulta/procedimento
Hora fimObrigatórioHorário de término previsto

4.2. Paciente e dados do atendimento

CampoObrigatório?Validação / Observação
PacienteObrigatórioDigite nome ou CPF; o sistema sugere em tempo real. Selecione na lista.
ConvênioOpcionalPreenchido automaticamente com o convênio do cadastro do paciente, se houver.
PlanoOpcionalPlano do convênio selecionado.
EspecialidadeObrigatórioEx.: Cardiologia, Fisioterapia.
Profissional / ColaboradorObrigatórioResponsável pelo atendimento.
Local do AgendamentoOpcionalSala, consultório ou unidade.
EquipamentosOpcionalEquipamentos necessários ao procedimento.
TipoObrigatórioNormal (horário regular) ou Encaixe (fora do horário normal).
Guia OperadoraOpcionalNúmero da guia de autorização da operadora de convênio.
ObservaçãoOpcionalInformações adicionais.

✅ Novo — ago/2026 Entregue no ciclo de agosto/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização:

4.3. Sequência completa

  1. Abra o formulário: "Novo Agendamento" ou /portal/agenda/criar.
  2. Defina Data, Hora início e Hora fim.
  3. Busque e selecione o Paciente por nome ou CPF. Se não estiver cadastrado, cadastre-o antes no módulo de Pacientes.
  4. Informe Especialidade, Profissional e Tipo (Normal/Encaixe); complete convênio/plano/local/equipamentos se aplicável.
  5. Confira a Lista de Contatos do paciente exibida no formulário.
  6. Se necessário, anexe arquivos em Documentos / Anexos (pedidos, guias, laudos).
  7. Clique em "Salvar". O agendamento aparece na agenda com status Aguardando.

4.4. Orçamento e autorização obrigatórios (parametrizável) ✅ Novo — jul/2026

Entregue no ciclo de julho/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.

4.5. Bloqueio e prazo de retorno ✅ Novo — jul/2026

Entregue no ciclo de julho/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.

✅ Atualização 13/10: o prazo de retorno é o campo Prazo de Retorno em (Dias) do convênio, e o serviço precisa estar com Retorno marcado na aba Serviços do convênio — prazo por convênio × serviço ainda não existe. Desde 05/10/2026 o retorno é marcado e zerado automaticamente (mesmo profissional) e o agendamento com outro profissional dentro do prazo é bloqueado — ver a seção 12.7.

4.6. Guard de edição não salva ✅ Novo — jul/2026

Entregue no ciclo de julho/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização. Ao sair de uma tela com alterações não salvas, o sistema pede confirmação antes de descartar (guard de edição, #401/#404) — evita perder o preenchimento do formulário por clique acidental.

Orçamento e autorização obrigatórios

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Entregue no ciclo de julho/2026; se ainda não apareceu no seu ambiente, chega na próxima atualização.

Encaixe

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O Encaixe é um agendamento criado fora do horário regular da agenda do profissional, para atender pacientes em situações especiais ou de urgência.

Como criar um encaixe

  1. Acesse o formulário de novo agendamento: /portal/agenda/criar
  2. Selecione a data, horário e paciente normalmente
  3. No campo Tipo, selecione "Encaixe" (em vez de "Normal")
  4. Preencha os demais campos obrigatórios
  5. Salve o agendamento

Agendamentos do tipo Encaixe são identificados visualmente na grade da agenda com marcação diferenciada, alertando a equipe de que aquele atendimento foi inserido fora do fluxo regular.

💡 Quando usar encaixe

Use o Encaixe para pacientes que necessitam de atendimento urgente, retornos rápidos ou situações em que a agenda regular já está completa mas o profissional autoriza um atendimento adicional.

Encaixe adicional não aprovado ou recusado vira "Cancelado" ✅ Novo — 26/09/2026

Em produção desde 25/09/2026. Quando um encaixe adicional (que depende da liberação do médico, #523) não é aprovado dentro do prazo ou é recusado, o agendamento provisório passa a Cancelado, com o motivo registrado:

Antes, esse agendamento apenas "sumia" (ficava inativo) e podia ser acolhido por engano, virando um paciente invisível na fila. Agora, agendamento inativo ou cancelado não pode ser acolhido nem voltar para a fila — o sistema orienta a criar um novo agendamento para o paciente.

Novo — out/2026 O médico agora consegue responder ao pedido (26/10/2026): antes, o médico que recebia o pedido de encaixe adicional às vezes não conseguia aprovar nem recusar, por falta de permissão — o pedido ficava travado até expirar. Desde 26/10/2026 o médico do encaixe responde normalmente (aprovar ou recusar) pela notificação, sem precisar de permissão extra.

Pagamento parcial antecipado (#604) ✅ em produção desde 28/09/2026

✅ Novo — 29/09/2026 Em produção desde 28/09/2026. Como funciona:

Rotina da recepção: novo agendamento e reagendamento

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Todo agendamento nasce na mesma tela — e o Rabi valida na hora as exigências do convênio.

PassoOnde no Rabi (menu + rota)Como fazerDica de produtividade
Criar o agendamento Agenda → Novo
/portal/agenda/criar		 Informe data, horário, paciente (busca por nome/CPF), convênio/plano, especialidade, profissional, tipo (Normal ou Encaixe), local e equipamentos. Anexe pedidos/guias se houver. ✅ Novo — 02/10/2026 Serviço composto mostra o quadro Subserviços; o campo Autorização do subserviço é opcional hoje. A quantidade do serviço multiplica o valor no financeiro. O formulário mostra a previsão de estoque dos itens na data e a idade do paciente (anos, meses e dias) — use isso para decidir a data sem sair da tela.
Atender às exigências do convênio Mesma tela
/portal/agenda/criar		 Conforme a parametrização do convênio, o sistema exige orçamento e/ou autorização antes de liberar o agendamento e pode bloquear serviços não cobertos. Enquanto faltar algo, o agendamento fica em status Pendente. 🟡 atenção A trava de especialidade do convênio está desligada temporariamente desde 06/10/2026: o sistema não impede agendar um serviço de especialidade que o convênio não atende — confira a cobertura antes de marcar. Autorização cuja guia já foi pré-faturada/faturada não aceita novas sessões ("peça nova autorização"). Não "dê um jeitinho" fora do sistema: crie a autorização/orçamento pelo caminho normal e o status sai de Pendente sozinho.
Retorno dentro do prazo ✅ Novo — 05/10/2026 Mesma tela
/portal/agenda/criar		 Se o paciente teve atendimento do mesmo serviço, no mesmo convênio, dentro do Prazo de Retorno em (Dias) do convênio e o serviço está com Retorno marcado no convênio: com o mesmo profissional, o agendamento vira retorno sozinho e sai com R$ 0 (guia, XML e repasse); com outro profissional, o sistema avisa "Paciente em prazo de retorno…" e não é possível agendar. Mudar a data na edição reavalia o retorno e avisa. Retorno marcado à mão só vale se existir o atendimento anterior no prazo. A detecção automática não roda nos agendamentos feitos pelo agendamento online e no encaixe — confira esses e marque o retorno à mão. Novo — out/2026 Desde 24/10 os agendamentos feitos pela IA (TalkMe) seguem a mesma regra da recepção (no prazo com outro profissional, a IA recusa e oferece o mesmo profissional). Não existe senha para desmarcar retorno.
Remarcar sem perder o histórico Agendamento → Editar
/portal/agenda/:id/editar		 Altere data/horário. O guard de edição avisa se você sair da tela sem salvar. O agendamento remarcado aparece na grade com a cor do status normal. ✅ Novo — 02/10/2026 Se aparecer "Este registro foi alterado por outra pessoa. Recarregue a tela antes de alterar.", outra pessoa mexeu no mesmo agendamento: recarregue a tela e refaça a alteração — nada foi gravado por cima. Para tratamentos seriados, use Repetir agendamento para gerar todas as sessões futuras de uma vez.
Serviço que exige pagamento parcial ✅ Novo — 29/09/2026 Mesma tela
/portal/agenda/criar		 Quando o serviço está configurado com "exige pagamento parcial" (#604, em produção desde 28/09/2026), o agendamento nasce com o status Pendente de Pagamento e segura o horário até o prazo da reserva. Informe ao paciente o valor mínimo (percentual sobre a sessão agendada, não sobre o pacote todo) e o prazo. Quando o paciente pagar, confirme o pagamento manualmente, registrando o valor recebido — nesta versão não há confirmação automática (o link de pagamento é a #409, 🟠 Sprint 14). ✅ Atualização 15/10 com provedor Pix ativo, use o Link de pagamento: o Pix pago confirma o agendamento sozinho. ✅ Novo — 12/10/2026 A confirmação exige Conta caixa e Forma de pagamento (o identificador é opcional), gera um recebimento próprio e o agendamento mostra "Sinal já recebido". Sem pagamento no prazo, o agendamento expira sozinho e libera o horário, as reservas de medicamento e a vaga para a Fila de Espera. Vale também para o agendamento online. Detalhes → Confira os Pendente de Pagamento na abertura e no fechamento do dia: quem pagou e não foi confirmado perde o horário quando o prazo vence.
Mandar o link Pix do sinal ✅ Novo — 13/10/2026 Aviso do sinal no agendamento Pendente de Pagamento → botão Link de pagamento Se a clínica cadastrou e ativou um provedor Pix em Configurações › Parâmetros › Pagamentos (links), o aviso do sinal ganha o botão Link de pagamento. A janela mostra o QR Code, Copiar Pix copia e cola e Enviar ao paciente (WhatsApp, SMS ou e-mail — vazio = o contato do cadastro). Quando o paciente paga, o sistema dá baixa sozinho no financeiro e confirma o agendamento sozinho ("Baixa feita no financeiro."). Para desistir: Cancelar link (com motivo). Sem provedor ativo, o botão não aparece — confirme o pagamento manualmente, como na linha acima. Detalhes → Mande o link ainda com o paciente ao telefone e espere a confirmação na própria janela. Se aparecer "A baixa automática falhou: … Dê a baixa manualmente.", confirme o pagamento à mão — e avise o financeiro (lista Pagos sem baixa).
Montar a grade do próximo período ✅ Novo — 29/09/2026 Grade de agenda do profissional ou do equipamento → botão Copiar Para quem monta grade: o botão Copiar (#616, em produção desde 28/09/2026) abre a criação de uma nova agenda já preenchida com tudo da original, exceto a vigência. Informe as datas, confira e salve — nada é gravado até salvar, e valem as mesmas validações de conflito. Detalhes → Abra a agenda do mês seguinte em minutos copiando a atual, em vez de redigitar cada horário.

Pagamento parcial antecipado

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✅ Novo — 29/09/2026 Em produção desde 28/09/2026. Como funciona:

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