🛒 Notas fiscais de entrada (NF-e do fornecedor)

Importa o XML da NF-e de compra, confere os itens e dá entrada no estoque e no contas a pagar.

Dúvidas comuns desta tela — toque numa pergunta e a Helô responde:

Notas fiscais de entrada — passo a passo

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  1. Abra Compras › Notas Fiscais de Entrada.
  2. Clique em importar e escolha um ou vários arquivos XML. O sistema recusa nota que não é de venda autorizada e nota com assinatura digital inválida. Novo — out/2026 O XML sem o protocolo de autorização da SEFAZ (por exemplo, o arquivo enviado pelo fornecedor sem o protocolo) agora também é importado. ✅ Novo — 13/10/2026 Importação em lote por ZIP: no máximo 200 XMLs por importação ("Limite de 200 XMLs por importação excedido."), até 2 MB por XML descompactado e até 50 MB no total descompactado. Passou disso, divida o ZIP em partes menores.
  3. Se a compra não teve pedido no sistema, marque Compra avulsa (sem pedido de compra) e escreva a justificativa.
  4. Se o destinatário da nota não for uma empresa cadastrada, o sistema avisa; confira e, se a nota for mesmo da clínica, marque "O destinatário da nota não é uma empresa cadastrada. Conferi e a nota é desta clínica: importar mesmo assim."
  5. Abra a nota importada e confira os itens. Para item marcado como sem produto, escolha o produto do cadastro (a busca usa também o EAN); o sistema guarda essa ligação para as próximas notas do mesmo fornecedor.
  6. Item com aviso de quantidade divergente, valor divergente ou não previsto no pedido precisa da aprovação de um responsável.
  7. Clique em Confirmar recebimento. Abre a conferência (prévia), onde você revisa:
    • Lote, validade e quantidade por lote de cada item (lidos da nota; dá para adicionar e remover lote). Validade que não veio no XML aparece como "Não veio no XML — confira".
    • Fator de conversão (com a origem): caixa/pacote entra como caixa; o fator que você informar vira o padrão daquele fornecedor + código.
    • Depósito de cada item ("Depósito padrão da nota"), "Motivo da entrada", "Categoria de pagamento" e "Forma de pagamento" ("Sugerida pelo XML").
    • Parcelas — vêm das duplicatas do XML e podem ser editadas.
    • Os chips "Total da nota", "Entradas no estoque" e "Parcelas" ficam verdes quando fecham. O botão "Confirmar recebimento" só libera quando os totais fecham.
  8. Na confirmação, tudo é gravado de uma vez (se algo falhar, nada fica pela metade): uma entrada no estoque por lote, com o custo do item = produto + frete + seguro + outras despesas + IPI + ST + FCP-ST + II − desconto; uma conta a pagar com o valor total da nota e as parcelas; o XML e o resumo anexados; o pedido de compra atualizado; o financeiro avisado.
  9. A nota confirmada mostra os links da conta a pagar (com a situação de cada parcela) e das entradas por lote (com link do produto).

Avisos que o sistema dá

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AvisoO que significa / o que fazer
Nota já importadaA mesma nota já foi enviada antes. O sistema mostra quando e por quem.
Assinatura digital inválidaO arquivo foi alterado depois da emissão. A nota é recusada.
Nenhum fornecedor cadastrado com o CNPJCadastre o fornecedor (Estoque › Fornecedores) ou importe como compra avulsa com justificativa.
Destinatário não é empresa cadastradaConfira se a nota é da clínica; se for, marque a opção de importar mesmo assim (passo 4).
Itens sem produto mapeadoFalta ligar item da nota a produto do cadastro (passo 5).
Itens aguardando aprovaçãoHá divergência ou item não previsto no pedido sem aprovação (passo 6).
"Não veio no XML — confira"A validade (ou outro dado do lote) não estava na nota: preencha na conferência.

Situações da nota

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Recebida, Conciliada, Divergente, Confirmada, Rejeitada e Estornada ✅ Novo — 09/10/2026.

Estornar um recebimento

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  1. Na nota confirmada, clique em Estornar recebimento e informe o "Motivo do estorno".
  2. O sistema baixa as entradas de estoque daquela nota (motivo "Estorno de Entrada por NF de Fornecedor") e inativa a conta a pagar. A nota fica Estornada.

Quem pode: quem tem a ação CANCELAR em NOTAS FISCAIS DE ENTRADA (ou o administrador). O estorno é recusado se o lote já foi consumido ou transferido, se há reserva de paciente no lote ou se a conta a pagar já tem pagamento.

✅ Atualização 13/10 As limitações da 1ª versão (08/09–08/10/2026) acabaram em 09/10/2026 (#629): lote vazio, validade com data padrão, conta a pagar sem parcelas e só com o total dos produtos, quantidade de caixa × unidade sem conversão e impossibilidade de desfazer o recebimento. Notas confirmadas antes de 09/10 continuam como foram gravadas — se ainda não conferiu lote, validade e conta a pagar delas, confira no estoque e no financeiro.

Lição: notas fiscais de entrada

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Em produção desde 08/09/2026, em Compras › Notas Fiscais de Entrada (/portal/compras/nf-fornecedor). O sistema lê a nota, confere e, na confirmação, dá entrada no estoque e cria a conta a pagar.

  1. Abra Compras › Notas Fiscais de Entrada e importe um ou vários arquivos XML.
  2. Compra sem pedido no sistema: marque Compra avulsa (sem pedido de compra) e escreva a justificativa.
  3. Abra a nota e confira os itens. Item sem produto: busque e escolha o produto do cadastro — o sistema guarda a ligação para as próximas notas do mesmo fornecedor.
  4. Item com quantidade divergente, valor divergente ou não previsto no pedido precisa da aprovação de um responsável.
  5. Clique em Confirmar Recebimento e informe depósito, motivo e categoria de pagamento. O sistema dá entrada no estoque, cria a conta a pagar, anexa o XML e o resumo, atualiza o pedido de compra e avisa o financeiro.

Avisos: nota já importada (mostra quando e quem), assinatura digital inválida (nota recusada), nenhum fornecedor com o CNPJ (cadastre o fornecedor ou use compra avulsa com justificativa), itens sem produto mapeado, itens aguardando aprovação. Situações da nota: Recebida, Conciliada, Divergente, Confirmada e Rejeitada — e, desde 09/10 (#629), Estornada (recebimento estornado; ver abaixo).

⚠️ Limitações que valiam até 08/10/2026 (superadas pelo #629 — ver o quadro verde abaixo):
  • O lote não é preenchido na entrada do estoque.
  • A validade entra com uma data padrão, não a da nota — corrija no estoque.
  • A conta a pagar nasce sem parcelas e sem vencimento da nota — ajuste no financeiro.
  • O total da conta a pagar considera só os produtos — frete, impostos e desconto não entram.
  • A quantidade entra como está na nota — produto comprado em caixa e controlado por unidade precisa de conferência.
  • Não há como desfazer pela tela um recebimento já confirmado.
🟠 Roadmap As melhorias (lote e validade lidos da nota, conversão de unidade, parcelas e vencimentos, total com frete/impostos/desconto, confirmação segura, conferência do destinatário, estorno controlado) são o #629 (Sprint 12) — ainda não estão em produção.
✅ Atualização 13/10: as melhorias (#629) estão em produção desde 09/10/2026.
  • Conferência antes de confirmar: o diálogo de confirmação mostra a prévia com lote, validade e quantidade por lote (dá para adicionar/remover lote), o fator de conversão (o informado vira padrão daquele fornecedor + código), o depósito por item ("Depósito padrão da nota"), "Motivo da entrada", "Categoria de pagamento", "Forma de pagamento" ("Sugerida pelo XML") e as parcelas das duplicatas do XML, editáveis. Validade que não veio no XML aparece como "Não veio no XML — confira". Os chips Total da nota / Entradas no estoque / Parcelas ficam verdes quando fecham, e o botão "Confirmar recebimento" só libera quando os totais fecham.
  • Lote e validade lidos da nota (uma entrada por lote); caixa/pacote entra como caixa; custo do item = produto + frete + seguro + outras + IPI + ST + FCP-ST + II − desconto; a conta a pagar fecha com o valor total da nota, em parcelas.
  • Tudo numa transação; nota que não é venda autorizada é recusada; o destinatário precisa ser empresa cadastrada — senão aparece a opção "Conferi e a nota é desta clínica: importar mesmo assim."
  • Estornar recebimento (novo status ESTORNADA): com "Motivo do estorno", exige a ação CANCELAR em NOTAS FISCAIS DE ENTRADA (ou admin); baixa as entradas e inativa a conta a pagar; bloqueado se o lote já foi consumido/transferido, há reserva de paciente ou a conta já tem pagamento.
  • Situações da nota: Recebida, Conciliada, Divergente, Confirmada, Rejeitada e Estornada. A nota confirmada mostra os links da conta a pagar e das entradas por lote.
Referências oficiais de produto (#662) — SIMPRO, Brasíndice, CMED, TUSS e TGA, com aba no produto e nível 2 no Farol: Sprint 14, ainda não está em produção ✅ Atualização 15/10: 1ª fase em produção desde 15/10 — ver a seção 15.4. ✅ Novo — out/2026 Também em outubro: campos Princípio Ativo, Tabela 87, Fabricante e Data da última pesquisa podem ser limpos (antes o valor voltava); selects obrigatórios mostram "Campo obrigatório"; o Fator K carrega com vírgula (10,5 não vira 105); a Tabela de Preços Internos ganhou filtros por coluna e ordenação; se outra pessoa alterou o produto, fornecedor ou kit depois que a sua tela abriu, aparece "Este registro foi alterado por outra pessoa. Recarregue a tela antes de alterar." (#640).

Importação de NF-e de fornecedor

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Em produção desde 08/09/2026. Em Compras › Notas Fiscais de Entrada (/portal/compras/nf-fornecedor), é possível importar o XML da NF-e enviada pelo fornecedor (um ou vários arquivos). A partir do arquivo, o sistema:

Tecnologia

Importação completa: estoque e contas a pagar (#629) ✅ Novo — 09/10/2026

Esta importação está diretamente ligada à etapa de Recebimento do Módulo de Compras. Passo a passo, avisos e situações da nota em Compras › Notas Fiscais de Entrada.

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