🛒 Pedidos de Compra

Lista e tela de cada pedido: itens, Iniciar Cotação, propostas, fornecedor vencedor, aprovação e envio ao fornecedor.

Dúvidas comuns desta tela — toque numa pergunta e a Helô responde:

Pedidos de compra e a tela do pedido

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Compras › Pedidos de Compra lista os pedidos (Número, Empresa, Status, Data Limite, Propostas, Valor Vencedora, Criado por). Abra um pedido para ver os Itens do Pedido (produto e quantidade), as observações e as ações da etapa em que ele está:

Rascunho: dá para adicionar ou remover itens e clicar em "Iniciar Cotação". Depois que a cotação começa, os itens não mudam mais — isso protege o controle de alçada.
Aguardando propostas: "Adicionar Proposta" para cada fornecedor consultado e, com duas ou mais propostas, "Ver Comparativo".
Aguardando aprovação: o pedido mostra o Fornecedor Vencedor e as decisões já registradas; quem tem a alçada aprova ou recusa.
Aprovado: o pedido é enviado ao fornecedor por e-mail e fica pendente de recebimento (mesmo que o e-mail falhe). O recebimento é feito pela Nota Fiscal de Entrada.

Pedidos de compra

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A criação de pedidos de compra e o envio ao fornecedor fazem parte da primeira versão entregue em 12/08/2026. O pedido de compra pode ser criado:

Manualmente — o usuário monta o pedido do zero, escolhendo produtos e quantidades.
A partir da previsão (🟠 evolução planejada) — o sistema gerará o pedido já preenchido com os itens e quantidades sugeridos pela engine de previsão.

Um pedido de compra pode conter múltiplos itens e, para cada um, o sistema sugere o fornecedor preferencial com base no histórico de compras.

Status do Pedido

O pedido percorre o seguinte fluxo de status (a etapa de Cotação faz parte da evolução planejada; a Aprovação por nível de alçada já está em produção desde 03/09/2026 — #559):

Status	Significado
Rascunho	Pedido em criação, ainda não enviado para cotação ou aprovação.
Cotação	Em processo de cotação junto aos fornecedores.
Aprovado	Pedido aprovado conforme a alçada hierárquica.
Enviado	Pedido enviado ao fornecedor vencedor.
Recebido	Mercadoria recebida e conferida; estoque e financeiro atualizados.

Status do pedido

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O pedido percorre o seguinte fluxo de status (a etapa de Cotação faz parte da evolução planejada; a Aprovação por nível de alçada já está em produção desde 03/09/2026 — #559):

Status	Significado
Rascunho	Pedido em criação, ainda não enviado para cotação ou aprovação.
Cotação	Em processo de cotação junto aos fornecedores.
Aprovado	Pedido aprovado conforme a alçada hierárquica.
Enviado	Pedido enviado ao fornecedor vencedor.
Recebido	Mercadoria recebida e conferida; estoque e financeiro atualizados.

Recebimento

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O recebimento é feito pela importação do XML da nota fiscal do fornecedor (#391 — em produção desde 08/09/2026), na tela Compras › Notas Fiscais de Entrada. Ao confirmar o recebimento, o sistema dá entrada no estoque, cria a conta a pagar, anexa o XML e o resumo, atualiza o pedido de compra e avisa o financeiro. Passo a passo completo abaixo.

Notas Fiscais de Entrada

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Em produção desde 08/09/2026 (#391). Menu: Compras › Notas Fiscais de Entrada — rota /portal/compras/nf-fornecedor. O sistema lê a nota, confere os itens e, na confirmação, dá entrada no estoque e cria a conta a pagar.

Passo a passo ✅ Novo — 09/10/2026

Abra Compras › Notas Fiscais de Entrada.
Clique em importar e escolha um ou vários arquivos XML. O sistema recusa nota que não é de venda autorizada e nota com assinatura digital inválida. Novo — out/2026 O XML sem o protocolo de autorização da SEFAZ (por exemplo, o arquivo enviado pelo fornecedor sem o protocolo) agora também é importado. ✅ Novo — 13/10/2026 Importação em lote por ZIP: no máximo 200 XMLs por importação ("Limite de 200 XMLs por importação excedido."), até 2 MB por XML descompactado e até 50 MB no total descompactado. Passou disso, divida o ZIP em partes menores.
Se a compra não teve pedido no sistema, marque Compra avulsa (sem pedido de compra) e escreva a justificativa.
Se o destinatário da nota não for uma empresa cadastrada, o sistema avisa; confira e, se a nota for mesmo da clínica, marque "O destinatário da nota não é uma empresa cadastrada. Conferi e a nota é desta clínica: importar mesmo assim."
Abra a nota importada e confira os itens. Para item marcado como sem produto, escolha o produto do cadastro (a busca usa também o EAN); o sistema guarda essa ligação para as próximas notas do mesmo fornecedor.
Item com aviso de quantidade divergente, valor divergente ou não previsto no pedido precisa da aprovação de um responsável.
Clique em Confirmar recebimento. Abre a conferência (prévia), onde você revisa:
- Lote, validade e quantidade por lote de cada item (lidos da nota; dá para adicionar e remover lote). Validade que não veio no XML aparece como "Não veio no XML — confira".
- Fator de conversão (com a origem): caixa/pacote entra como caixa; o fator que você informar vira o padrão daquele fornecedor + código.
- Depósito de cada item ("Depósito padrão da nota"), "Motivo da entrada", "Categoria de pagamento" e "Forma de pagamento" ("Sugerida pelo XML").
- Parcelas — vêm das duplicatas do XML e podem ser editadas.
- Os chips "Total da nota", "Entradas no estoque" e "Parcelas" ficam verdes quando fecham. O botão "Confirmar recebimento" só libera quando os totais fecham.
Na confirmação, tudo é gravado de uma vez (se algo falhar, nada fica pela metade): uma entrada no estoque por lote, com o custo do item = produto + frete + seguro + outras despesas + IPI + ST + FCP-ST + II − desconto; uma conta a pagar com o valor total da nota e as parcelas; o XML e o resumo anexados; o pedido de compra atualizado; o financeiro avisado.
A nota confirmada mostra os links da conta a pagar (com a situação de cada parcela) e das entradas por lote (com link do produto).

Avisos que o sistema dá

Aviso	O que significa / o que fazer
Nota já importada	A mesma nota já foi enviada antes. O sistema mostra quando e por quem.
Assinatura digital inválida	O arquivo foi alterado depois da emissão. A nota é recusada.
Nenhum fornecedor cadastrado com o CNPJ	Cadastre o fornecedor (Estoque › Fornecedores) ou importe como compra avulsa com justificativa.
Destinatário não é empresa cadastrada	Confira se a nota é da clínica; se for, marque a opção de importar mesmo assim (passo 4).
Itens sem produto mapeado	Falta ligar item da nota a produto do cadastro (passo 5).
Itens aguardando aprovação	Há divergência ou item não previsto no pedido sem aprovação (passo 6).
"Não veio no XML — confira"	A validade (ou outro dado do lote) não estava na nota: preencha na conferência.

Situações da nota

Recebida, Conciliada, Divergente, Confirmada, Rejeitada e Estornada ✅ Novo — 09/10/2026.

Estornar um recebimento ✅ Novo — 09/10/2026

Na nota confirmada, clique em Estornar recebimento e informe o "Motivo do estorno".
O sistema baixa as entradas de estoque daquela nota (motivo "Estorno de Entrada por NF de Fornecedor") e inativa a conta a pagar. A nota fica Estornada.

Quem pode: quem tem a ação CANCELAR em NOTAS FISCAIS DE ENTRADA (ou o administrador). O estorno é recusado se o lote já foi consumido ou transferido, se há reserva de paciente no lote ou se a conta a pagar já tem pagamento.

✅ Atualização 13/10 As limitações da 1ª versão (08/09–08/10/2026) acabaram em 09/10/2026 (#629): lote vazio, validade com data padrão, conta a pagar sem parcelas e só com o total dos produtos, quantidade de caixa × unidade sem conversão e impossibilidade de desfazer o recebimento. Notas confirmadas antes de 09/10 continuam como foram gravadas — se ainda não conferiu lote, validade e conta a pagar delas, confira no estoque e no financeiro.

Melhorias da #629 — entregues ✅ Novo — 09/10/2026

Antes planejadas para a Sprint 12, entraram em produção em 09/10/2026: lote e validade lidos da nota (inclusive item com mais de um lote), conversão de unidade, parcelas lidas da nota, conta a pagar com o valor total, confirmação em uma única gravação, conferência do destinatário, tela de conferência com os links para conta a pagar e entradas, e estorno controlado.

Veja também Integrações — Notas Fiscais (NF-e e NFS-e).

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